الرأسية في محاضر الاجتماعات: متى تلزم وما مكوّناتها؟

ما الرأسية؟

الرأسية (أو الترويسة) هي الجزء الأعلى من الوثيقة الرسمية الذي يعرّف بالجهة: اسمها وشعارها وعنوانها ووسائل التواصل بها. وفي المحضر تدل على أنه سجل رسمي صادر عن تلك الجهة.

متى تُستخدم؟

• عندما يُحفظ المحضر في سجلات رسمية للشركة أو الجهة.
• عندما يُرسل خارج الجهة: إلى عميل أو جهة رقابية أو مراجع.
• عندما يوجب دليل هوية الجهة أو تعليماتها استخدام ورقها الرسمي.

متى يُستغنى عنها؟

• ملاحظات الفريق الداخلية وقوائم المهام.
• المسودات المتداولة للمراجعة.
• المحاضر المنشورة في مساحة عمل مشتركة يكون سياقها واضحًا.

مكوّنات الرأسية

1. الشعار (اختياري).
2. اسم الجهة الأم مثل الوزارة أو المجموعة.
3. اسم الجهة أو الإدارة بخط عريض.
4. العنوان.
5. الهاتف والفاكس.
6. الموقع الإلكتروني والبريد.

نصائح للشعار

• استخدم صورة PNG بخلفية شفافة إن توفرت.
• يكفي للطباعة شعار بطول نحو 300 إلى 600 بكسل.
• تأكد من أن لديك الحق في استخدام الشعار.

استخدام الرأسية في المنشئ

في كل صفحة أداة قسم الرأسية (اختيارية) وفيه خياران: «بدون رأسية» و«استخدام رأسية». عند اختيار الرأسية يمكنك رفع شعار وملء حتى خمسة أسطر، ولا تُطبع الأسطر الفارغة. ويمكنك حفظ الرأسية ملفًا في متصفحك لإعادة استخدامها دون إعادة الكتابة.

أخطاء شائعة

• شعار كبير يزاحم النص.
• بيانات تواصل قديمة.
• استخدام رأسية جهة لوثيقة لا تخصها.