تتبع المحاضر الرسمية في الجهات الحكومية والمؤسسات العامة والخاصة الكبيرة ترتيبًا مألوفًا يقسّم عناصرها إلى عناصر شكلية وعناصر موضوعية. فالعناصر الشكلية هي الرأسية والرقم التسلسلي حسب سجل المداولات والتاريخ وعنوان المحضر في وسط الصفحة. أما العناصر الموضوعية فتنقسم إلى ثلاثة أجزاء: التقديم (تاريخ الاجتماع ووقت البدء واسم الرئيس وأسماء الحاضرين وصفاتهم والمتغيبين وجدول الأعمال)، والعرض (سير الاجتماع بدقة وإيجاز مع القرارات والتحفظات)، والخاتمة (الملاحظات الختامية وظروف انتهاء الجلسة).
وغالبًا ما يوقّع المحضر المشاركون في الاجتماع، خاصة عندما تتعلق المداولات باتخاذ قرارات. ويعتمد الشكل النهائي على تعليمات كل جهة، لذا يقدّم هذا النموذج هيكلًا عامًا يمكن تكييفه.
ترتيب المحضر الرسمي
- البسملة (اختيارية) في أعلى الصفحة وفق عرف الجهة.
- الرأسية: اسم الجهة وشعارها وبياناتها.
- العنوان والرقم: «محضر اجتماع» مع رقم المحضر التسلسلي.
- التقديم: التاريخ الميلادي والهجري، وقت البدء، المكان، رئيس الاجتماع، الحضور وصفاتهم، المعتذرون، وجدول الأعمال.
- العرض: ما نوقش في كل بند، ثم القرارات والتوصيات.
- الخاتمة: وقت رفع الجلسة وموعد الاجتماع القادم إن حُدّد.
- التوقيعات: رئيس الاجتماع ومقرره، وتوقيع بقية الحضور عند الحاجة.
التاريخ الهجري والبسملة
تُدرج كثير من الجهات في المملكة العربية السعودية التاريخ الهجري إلى جانب التاريخ الميلادي، بينما يغلب التاريخ الميلادي في كثير من الجهات بالإمارات. لذلك يوفّر المنشئ خيارين: إضافة التاريخ الهجري وإضافة البسملة. فعّلهما أو عطّلهما بحسب عرف جهتك.
طريقة الاستخدام
- اكتب اسم الاجتماع ورقم المحضر والتاريخ والوقت والمكان، وسمِّ رئيس الاجتماع ومقرره.
- في «الحضور» اكتب الاسم والصفة لكل مشارك في سطر مستقل.
- فعّل «استخدام رأسية» وأضف الشعار وبيانات الجهة إن كان المحضر سيُصدَر رسميًا.
- اجعل الذكاء الاصطناعي يصيغ المحضر من التفريغ أو الملاحظات، أو اكتبه يدويًا باستخدام العناوين المقترحة.
- راجع القرارات والتوصيات، ثم نزّل الملف واطبعه للتوقيع.
نصائح
- فرّق بين القرارات (ما أُقرّ فعلًا) والتوصيات (ما يُقترح رفعه أو تنفيذه).
- سجّل التحفظات إن طلب صاحبها ذلك.
- اكتب المواقف بصيغة عامة دون تشخيص للأشخاص إلا عند الحاجة.
- تأكد من أن الأسماء والصفات مطابقة لسجلات الجهة.