الأمثلة التالية نمط للأسلوب وليست قالبًا جامدًا. استبدل ما بين الأقواس بمعلومات اجتماعك.
الافتتاح
- افتُتح الاجتماع في تمام الساعة [الوقت] برئاسة [الاسم]، [المسمى الوظيفي].
- حضر الاجتماع [العدد] أعضاء، وبذلك اكتمل النصاب.
- اعتذر عن الحضور كل من [الأسماء].
- تمت المصادقة على محضر الاجتماع السابق المنعقد بتاريخ [التاريخ].
النقاش
- استعرض [الاسم] [الموضوع]، وبيّن أن [الخلاصة].
- ناقش المجتمعون [الموضوع] بما في ذلك [المسألة].
- أبدى [الاسم] ملاحظات على [المسألة]، واتُّفق على إعادة طرحها في [الاجتماع].
- أفصح [الاسم] عن تعارض مصالح في [البند] ولم يشارك في مناقشته.
القرارات والتوصيات
- تقرر [نص القرار].
- اقترح [الاسم] [الاقتراح]، وتمت الموافقة عليه [بالإجماع / بأغلبية كذا صوتًا مقابل كذا].
- وافق المجلس على [الأمر] بشرط [الشرط].
- أجّل المجتمعون البتّ في [الموضوع] إلى [الموعد].
- أوصى الحضور بـ [التوصية].
المهام
- يتولى [الاسم] [المهمة] في موعد أقصاه [التاريخ].
- يُكلَّف [الجهة] بـ [المهمة]، ويُقدَّم تقرير عن التقدم في الاجتماع القادم.
الختام
- ولعدم وجود ما يُطرح، رُفعت الجلسة في تمام الساعة [الوقت].
- يُعقد الاجتماع القادم بتاريخ [التاريخ] الساعة [الوقت].
- وقد وُقّع هذا المحضر من المعنيين.
نصائح أسلوبية
- استخدم الفعل الماضي وأفعالًا محايدة: ناقش، أوصى، قرر، أفاد.
- تجنب الأوصاف التقييمية مثل «حادّ» أو «عقيم».
- اكتب الأرقام والتواريخ والأسماء كما وردت.
- التزم بمصطلح واحد للقرارات الرسمية في المحضر كله.