جدول الأعمال
جدول الأعمال يُعدّ قبل الاجتماع، ويسرد الموضوعات المراد مناقشتها بترتيبها، وقد يحدد الزمن والمسؤول عن كل بند. ويُبنى المحضر عادةً على ترتيبه.
ملاحظات الاجتماع
ملاحظات الاجتماع غير رسمية وشخصية في الغالب، وقد تتضمن أفكارًا وتساؤلات تخطر أثناء النقاش. تفيد صاحبها ولا تُعدّ سجلًا رسميًا يُتداول.
محضر الاجتماع
المحضر هو السجل المنظم القابل للمشاركة لما جرى: الحضور، والموضوعات، والقرارات، والمهام. وفي الجهات الرسمية يُعتمد المحضر ويصبح جزءًا من سجلاتها.
القرار
القرار هو ما تنتهي إليه الجهة صاحبة الاختصاص (مجلس، لجنة، مدير). ويسجّل المحضر أن القرار اتُّخذ، وصيغته ونتيجة التصويت إن لزم. أما شروط صحته فتحددها الأنظمة واللوائح.
بنود العمل
بنود العمل مهام محددة تنتج عن الاجتماع. تظهر داخل المحضر قائمةً أو جدولًا، أو في أداة متابعة منفصلة، ولكل منها مسؤول وموعد.
التقرير
تقرير الاجتماع يُكتب لجهة لم تحضر، غالبًا الإدارة العليا، ويلخص النتائج والتوصيات دون الالتزام بترتيب النقاش.
مقارنة سريعة
| التوقيت | الرسمية | الجمهور | |
|---|---|---|---|
| جدول الأعمال | قبل الاجتماع | مخطط | الحضور |
| الملاحظات | أثناء الاجتماع | غير رسمية | الكاتب |
| المحضر | بعد الاجتماع | منظم / رسمي | الحضور والغائبون والسجلات |
| القرار | في الاجتماع | رسمي | الجهة وسجلاتها |
| التقرير | بعد الاجتماع | ملخّص | الإدارة أو جهة أعلى |
ماذا تُعدّ؟
- اجتماع فريق أسبوعي: محضر بسيط.
- اجتماع مجلس إدارة: محضر مجلس الإدارة.
- اجتماع رسمي بجهة حكومية: المحضر الرسمي.