Contoh berikut hanya ilustrasi gaya penulisan. Ganti isi dengan fakta dari rapat Anda.
Kalimat pembuka
- Rapat dibuka oleh [jabatan] pada pukul [waktu].
- Pimpinan rapat menyampaikan bahwa rapat bertujuan membahas [topik].
- Rapat dihadiri oleh [jumlah] peserta dari [unit/pihak].
Mencatat pembahasan
- [Jabatan] menyampaikan bahwa [inti penyampaian].
- Peserta dari [unit] mengusulkan [usulan] dengan pertimbangan [alasan].
- Terdapat perbedaan pendapat mengenai [hal]; pembahasan akan dilanjutkan pada [waktu].
- Rapat membahas kendala pada [hal], yaitu [uraian singkat].
Menulis keputusan
- Rapat menyepakati bahwa [keputusan].
- Usulan [hal] disetujui dengan catatan [syarat].
- Keputusan mengenai [hal] ditunda sampai [kondisi/waktu].
- Ditugaskan kepada [pihak] untuk [tugas] paling lambat [tenggat].
Kalimat penutup
- Rapat ditutup pada pukul [waktu].
- Rapat berikutnya direncanakan pada [hari/tanggal] untuk membahas [topik].
- Demikian notulen ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tips gaya bahasa
- Gunakan kalimat aktif dan kata kerja tegas: menyepakati, menugaskan, menunda, menyetujui.
- Hindari kata yang tidak jelas ukurannya seperti “segera” bila tenggat sebenarnya disebut.
- Tulis angka dan tanggal persis seperti yang disebut.