Di lingkungan pemerintahan, catatan jalannya rapat lazim disebut notula. Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang tata naskah dinas, notula dimasukkan sebagai salah satu naskah dinas khusus dan digambarkan sebagai catatan yang berisi proses sidang atau rapat. Karena itu, notula ASN biasanya lebih tertib dan lebih formal daripada catatan rapat harian: ada identitas rapat yang lengkap, daftar peserta, uraian pembahasan, kesepakatan, dan tanda tangan pimpinan.
Alat di halaman ini membantu bagian yang paling menyita waktu, yaitu mengubah transkrip, rekaman, atau coretan menjadi uraian yang rapi, lalu merakitnya menjadi berkas Word. Anda tetap memeriksa dan menyunting hasilnya sebelum diunduh.
Unsur yang lazim ada dalam notula dinas
| Unsur | Isi |
|---|---|
| Kop | Nama instansi, alamat, kontak (opsional; sesuai kebiasaan instansi). |
| Judul | “NOTULA” atau “Notula Rapat”. |
| Identitas rapat | Nama rapat, hari dan tanggal, waktu, tempat, acara, dan pencatat. |
| Peserta | Pimpinan rapat, unit atau jabatan yang hadir. |
| Isi kegiatan | Pembukaan, pembahasan per topik, kesepakatan, dan penutup. |
| Tindak lanjut | Tugas, penanggung jawab, dan tenggat. |
| Pengesahan | Nama, pangkat/golongan atau jabatan, dan NIP pimpinan rapat. |
Catatan penting. Format rinci notula (termasuk lampiran contoh) ditetapkan dalam peraturan tata naskah dinas dan pedoman internal masing-masing instansi. Alat ini menyediakan kerangka umum yang rapi; cocokkan dengan pedoman instansi Anda sebelum notula diterbitkan.
Cara memakai alat ini untuk notula ASN
- Isi data rapat: nama rapat, tanggal, waktu, tempat, pencatat, serta nama, pangkat/golongan, dan NIP pimpinan rapat.
- Tulis peserta satu baris satu unit atau jabatan, misalnya “Sekretaris”, “Kepala Bidang Perencanaan”.
- Pilih Pakai kop surat bila notula diterbitkan atas nama instansi, lalu isi baris nama pemerintah daerah, instansi, dan alamat. Pilih Tanpa kop surat bila untuk arsip internal.
- Unggah transkrip atau rekaman rapat dan klik Susun notulen dengan AI, atau pilih Isi manual bila Anda ingin mengetik sendiri.
- Periksa hasilnya, terutama nama, angka, dan bagian bertanda [perlu dicek], lalu unduh berkas .docx.
Tips agar notula tertib dan bisa dipertanggungjawabkan
- Catat dasar rapat. Sebutkan acara atau agenda sesuai undangan agar notula mudah dirujuk.
- Bedakan pembahasan dan kesepakatan. Pembaca yang tidak hadir umumnya mencari “apa yang diputuskan dan siapa yang bertugas”.
- Gunakan peran, bukan kutipan panjang. Tulis “perwakilan Bidang Teknis menyampaikan…” kecuali nama memang perlu dicatat.
- Lampirkan daftar hadir. Daftar hadir dan dokumentasi biasanya disimpan sebagai lampiran terpisah.
- Jaga kerahasiaan. Jangan memproses rapat yang berisi informasi terbatas melalui layanan AI pihak ketiga tanpa izin instansi. Gunakan mode Isi manual untuk rapat seperti itu.