تعمل اللجان (الدائمة أو المؤقتة أو لجان المشاريع) على دراسة موضوعات محددة ورفع توصيات إلى جهة أعلى. لذلك يختلف محضر اللجنة قليلًا عن محضر الإدارة: يُظهر تشكيل اللجنة وحضورها، ويفصل بين ما ناقشته وما أوصت به وما كُلّف به أعضاؤها.
ما يتضمنه محضر اللجنة
- بيانات اللجنة: اسمها، رقم الاجتماع أو تسلسله، التاريخ والمكان.
- الأعضاء: الحاضرون والمعتذرون مع صفاتهم.
- الموضوعات المعروضة وما دار حولها باختصار.
- التوصيات: ما تقرر رفعه أو تنفيذه.
- المهام: مسؤول كل مهمة وموعدها.
- الاجتماع القادم: موعده وموضوعاته إن حُددت.
نصائح لمقرر اللجنة
- اربط كل توصية بالموضوع الذي نشأت عنه.
- سجّل رأي الأقلية عند الطلب بوصفه تحفظًا.
- أرفق المستندات التي عُرضت أو اذكر مكان حفظها.
- راجع في الاجتماع التالي مدى تنفيذ المهام السابقة.
طريقة الاستخدام
- اكتب اسم اللجنة ورقم الاجتماع والتاريخ والمكان.
- أدخل أسماء الأعضاء الحاضرين وصفاتهم، والمعتذرين.
- أضف الملاحظات أو التفريغ واصنع المسودة بالذكاء الاصطناعي، أو اكتب يدويًا.
- راجع التوصيات والمهام، ثم نزّل الملف للتوقيع.