يركّز محضر اجتماع المشروع على حالة المشروع والمخاطر وتقدم الفريق، ويدوّن خطط التخفيف من المخاطر عند وجودها. وبما أن اجتماعات المشاريع تنتج التزامات وتواريخ تسليم وموافقات، فإن محضرًا موجزًا يُرسل بعد الاجتماع بوقت قصير يمنع سوء الفهم ويحفظ ما اتُّفق عليه.
الأقسام الرئيسية
- المشاركون: الأسماء والجهات والأدوار.
- الحالة: التقدم في المراحل الرئيسية.
- القرارات والموافقات: ما تم الاتفاق عليه أو اعتماده.
- المخاطر والمشكلات: ما قد يؤثر في التسليم ومن يعالجه.
- الخطوات التالية: مهام ومسؤولون ومواعيد.
الكتابة لجمهورين
- استخدم صياغة محايدة يتعرف عليها الطرفان على أنها دقيقة.
- اكتب المواعيد والمبالغ كما نوقشت تمامًا.
- اطلب التصحيح: «يرجى إفادتنا خلال يومي عمل إن كان في المحضر ما يحتاج إلى تعديل».
- لا تُدرج ملاحظات داخلية في المحضر الذي ستشاركه خارجيًا.
طريقة الاستخدام
- اكتب اسم المشروع والاجتماع والتاريخ، وأسماء المشاركين مع جهاتهم.
- فعّل «استخدام رأسية» إذا كنت سترسل المحضر إلى عميل أو جهة خارجية.
- أضف الملاحظات أو التفريغ واصنع المسودة، أو اكتب يدويًا.
- راجع القرارات والمخاطر والخطوات التالية، ثم نزّل الملف وأرسله.