Notulen dan notula
Dalam pemakaian sehari-hari, notulen dan notula sering dipakai bergantian untuk catatan jalannya rapat. Dalam peraturan tata naskah dinas pemerintah, istilah yang dipakai adalah “notula”. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang tata naskah dinas, misalnya, memasukkan notula sebagai naskah dinas khusus dan menyebutnya sebagai catatan yang berisi proses sidang atau rapat. Orang yang mencatatnya disebut notulis.
Risalah
Risalah pada umumnya lebih lengkap dan formal. Ia mencatat jalannya pembahasan lebih rinci, termasuk usulan, tanggapan, keputusan, dan hasil pemungutan suara. Risalah biasa dipakai pada rapat pimpinan, rapat dewan, dan rapat yang keputusannya punya konsekuensi penting.
Berita acara
Berita acara berfungsi menyatakan bahwa suatu kegiatan telah dilaksanakan pada waktu dan tempat tertentu, dan biasanya ditandatangani oleh para pihak. Contohnya berita acara serah terima atau berita acara pemeriksaan. Berita acara bukan catatan pembahasan; ia adalah pernyataan bahwa sesuatu terjadi.
Laporan rapat
Laporan rapat ditulis untuk pihak yang tidak hadir, biasanya atasan. Isinya ringkasan hasil dan rekomendasi, tidak harus mengikuti urutan pembahasan.
Tabel perbandingan
| Dokumen | Fungsi utama | Detail | Contoh pemakaian |
|---|---|---|---|
| Notulen / notula | Mencatat jalannya rapat dan hasilnya | Ringkas–sedang | Rapat kerja, koordinasi, rapat dinas |
| Risalah | Mencatat pembahasan dan dasar keputusan | Lengkap | Rapat pimpinan, pengurus, dewan |
| Berita acara | Menyatakan suatu kegiatan telah dilakukan | Singkat, formal | Serah terima, pemeriksaan |
| Laporan rapat | Memberi informasi hasil kepada pihak lain | Ringkas | Laporan kepada atasan |
Butuh formatnya? Lihat notula ASN, notulen perusahaan, atau risalah rapat resmi.